Meetings planen und durchführen!

Ein Meeting findet statt. Jeder weiß genau, worüber gerade gesprochen wird und welche Punkte noch offen sind. Kreative Ideen sprudeln. Keiner wird durch eingeworfene Bemerkungen im Kreativitätsfluss gebremst. Die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Beiträgen sind deutlich. Wiederholungen sind selten, da sie sofort auf bereits besprochene Punkte zurückgeführt werden.

In einem Viertel der Zeit werden Ergebnisse erarbeitet, die Aufgaben verteilt. Das Protokoll können die Teilnehmer sofort mitnehmen.

Das gibt es nicht? Möchten Sie es erleben?

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit Mind Mapping

Meetings vorbereiten
die Tagesordnung festlegen
das Meeting leiten
das Protokoll führen
die Ergebnisse kommunizieren
die gesetzten Ziele erreichen
kreative Prozesse fördern.

Meetings vorbereiten

Planen Sie Ihre Besprechungen mit Mind Maps. Sammeln Sie die relevanten Punkte und stellen Sie die Agenda zusammen. Die Mind Map können Sie als Vorinformation den Teilnehmern zur Verfügung stellen.

Dies ist eine der wiederkehrenden Aufgaben, die Sie sich mit dem Programm Mind Manager wesentlich erleichtern können. Speichern Sie die Datei im Vorlagenverzeichnis des Mind Managers. Dann steht Sie Ihnen zukünftig über den Befehl Datei-Neu zur Verfügung.

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Tagesordnung festlegen

Sie können die Tagesordnung auch direkt in der Besprechung erarbeiten.

Sammeln Sie dazu die Tagesordnungspunkte, die die Teilnehmer nennen in einer Mind Map. Mehrfachnennungen werden notiert und helfen bei der Priorisierung der einzelnen Punkte. Die genannten Punkte bilden die Hauptäste einer Mind Map.

Sie können aber auch die Teilnehmer dazu auffordern, dass jeder für sich innerhalb von 5 Minuten eine Mind Map zeichnet. In dieser Mind Map soll er die Punkte notieren, die seiner Meinung nach Thema der Sitzung sein sollten. Im Anschluss werden die einzelnen Mind Maps zu einer großen Mind Map zusammengefasst.

Meeting leiten

Die Mind Map mit den Tagesordnungspunkten steht nun auf einer Tafel, per Overhead-Projektor oder Beamer zur Verfügung. Sie kann auch als Kopie an jeden Teilnehmer ausgehändigt werden.

Zeitrahmen

Zu Beginn der Sitzung sollten Sie gemeinsam mit den Teilnehmern festlegen, wie viel Zeit für die einzelnen Punkte angesetzt wird.

Mind Map erweitern

Während der Sitzung kann der Moderator nun die Redebeiträge als Verzweigungen den Hauptästen hinzufügen. Die Teilnehmer können über die Mind Map den Gesamtzusammenhang leicht erfassen und die Redebeiträge sofort den aufgeführten Punkten zuordnen.

Thema verfehlt?

Hat der Moderator den Eindruck, dass ein Teilnehmer vom Thema abkommt, kann er nachfragen, auf welchen Ast der Mind Map sich der Redner im Augenblick bezieht. Kann der Redner den Beitrag nicht zuordnen, wird es für ihn deutlich, dass der Beitrag im Augenblick nicht relevant ist. Bei Bedarf kann der Punkt in der nächsten Besprechung aufgegriffen werden.

Der Moderator kann ebenfalls auf die Mind Map zurückgreifen, wenn es so scheint, dass sich ein Teilnehmer wiederholt. Der Moderator kann gezielt nachfragen, ob der Redner den Eindruck hat, dass die bisher notierten Stichpunkte den Gedanken noch nicht wiedergeben und an welcher Stelle eine Ergänzung der Mind Map erfolgen sollte.

Möchte ein Redner einen bereits genannten Punkt unterstreichen, ist es ausreichend, dies durch einen Code am Punkt zu notieren.

Diese Vorgehensweise führt dazu, dass Mitarbeiter, die sich gerne wiederholen oder vom Thema abschweifen, freundlich, aber bestimmt zum Thema zurückgeführt werden. Das spart viel Zeit.

Protokoll führen

Wenn Sie während der Sitzung die Mind Map am Rechner ergänzen, haben Sie damit auch das Protokoll.

Sie können aber auch zum Schluss des Meetings ein offizielles Mind Map Protokoll zeichnen. Jeder Teilnehmer sieht dabei zu und gibt abschließend seine Zustimmung. Natürlich kann auch jeder Teilnehmer sein eigenes Mind Map Protokoll erstellen.

Wenn Sie das Protokoll weiterhin in der linearen Weise mitschreiben, können Sie die Mind Map als Deckblatt verwenden. Das hat den Vorteil, dass der Inhalt des Protokolls übersichtlich auf einer Seite zusammengefasst wird.

Vorteile

Eine Mind Map gibt im Vergleich zu den linearen Aufzeichnungen ein klareres Bild der Diskussionsinhalte wieder. In der Regel werden bei traditionellen Besprechungen die Personen bevorzugt, die als erste, als letzte, am lautesten oder mit dem größten Nachdruck sprechen. Oder die über einen größeren Wortschatz verfügen oder eine höhere Position innehaben.

Die Mind Map gibt einen objektiveren und zusammenhängenderen Blick auf die Inhalte. Alle kommen zu Wort. Das fördert die ausgewogene Beteiligung aller Teilnehmer und stärkt den Teamgeist.

Tipps

Vielfach besteht die Befürchtung, dass bei der Protokollierung eines Meetings in einem Mind Map wichtige Inhalte verloren gehen. Das der Zusammenhang nicht mehr ersichtlich ist. Führen Sie bei den nächsten Meetings zwei Protokolle. Ein "Normales" und eines als Mind Map. Und wenn Sie dann die Sicherheit haben, dass das Mind Map ausreicht, stellen Sie die lineare Mitschrift ein.

Farbcodes einsetzen

Setzen Sie Farben ein, um das Protokoll übersichtlicher zu machen. Sie können die Mind Map strukturieren, indem Sie den einzelnen Teilnehmern jeweils eine Farbe zuordnen. So wird deutlich, wer sich zu einem Tagesordnungspunkt geäußert hat.

Sie können aber auch Abteilungen oder Teilprojekte durch Farben kennzeichnen. Oder Sie heben wichtige Themen farbig hervor. Auch kurzfristig notwendige Aktivitäten können Sie farblich markieren.

Ergebnisse kommunizieren

Es hat sich bewährt, das Mind Map Protokoll im Gemeinschaftsraum aufzuhängen. So haben alle Teilnehmer und auch die Personen, die verhindert waren, einen Überblick darüber, was besprochen wurde und welche Aktivitäten anstehen.

Das Programm MindManager bietet Ihnen die Möglichkeiten, Mind Maps auch in Übergröße auszudrucken. Das ist in diesem Zusammenhang sehr hilfreich.

Haben Sie diese Möglichkeit nicht, dann geben Sie an die Teilnehmer des Meetings und an Personen, die verhindert waren Kopien des Mind Map Protokolls aus.

Falls das Mind Map Protokoll handschriftlich vorliegt, bietet es sich an, Verlauf und Ergebnisse mit dem Programm Mind Manager darzustellen.

Ergebnisse umsetzen

Um klare Signale für die Umsetzung der Ergebnisse zu setzen, können Sie je nach Arbeitszusammenhang verschiedene Wege einschlagen.

Ein Hauptast oder auch eine Verzweigung kann für einzelne Personen, Teams oder Abteilungen zum zentralen Thema einer neuen Mind Map werden. Diese Mind Map wird erarbeitet und zum verabredeten Termin in der Gruppe zur Diskussion oder Entscheidung gestellt.

Aktivitäten Mind Map

Legen Sie den Schwerpunkt auf die Zeitvorgaben, bietet es sich an, eine zusätzliche Mind Map zu zeichnen, die sich an den Terminen orientiert, zu denen die einzelnen Aufgaben umgesetzt sein müssen. Dadurch wird die Abfolge der einzelnen Aktivitäten festgelegt.

Ist ein Punkt erledigt, wird dies für alle sichtbar in die Mind Map eingetragen. So ist jeder Teilnehmer des Meetings über den Stand der Dinge informiert.

Gibt es Schwierigkeiten bei der Umsetzung bestimmter Aktivitäten, werden diese aus der Mind Map herausgenommen. Sie können dann auf dem nächsten Meeting diskutiert werden.

Der große Vorteil von Mind Maps im Zusammenhang mit Meetings besteht also darin, dass die Zusammenhänge in der Erarbeitung der Punkte und auch in deren Umsetzung für alle Mitarbeiter transparent sind. Wird eine Aufgabe nicht erledigt, sehen die anderen Mitarbeiter, wie sich dies im Gesamtzusammenhang auswirkt. Sie sind so eher bereit, sich Gedanken über die Lösung zu machen und so dazu beizutragen, das Ziel zu erreichen.

Mind Mapping statt Brainstorming

Eine häufig eingesetzte Kreativitäts-Methode in Meetings ist das Brainstorming. Die Grundregeln lauten: keine Idee, so abwegig sie auch erscheinen mag, wird bewertet. Weder verbal noch nonverbal. Die Realität sieht allerdings meist anders aus. Da werden die Augen verdreht oder es fallen Bemerkungen wie "zu teuer", "hatten wir schon" usw.

Und selbst wenn die Grundregeln eingehalten werden, werden viele Ideen gar nicht erst geboren. Durch das Aussprechen und Aufschreiben der Ideen in der Gruppe werden die Gedanken der Teilnehmer in eine bestimmte Richtung gelenkt. Die bereits notierten Ideen beeinflussen die Denkrichtung der Anderen.

Ideen sammeln

Ganz anders sieht es aus, wenn Sie jeden Teilnehmer für sich eine Mind Map zum Thema zeichnen lassen und die einzelnen Mind Maps zu einer Master Mind Map zusammentragen. Die Grundregeln des Mind Mapping sind schnell erklärt und Sie profitieren von der Vielfalt der Ideen, die zusammengetragen werden.

Geben Sie das Thema vor.
Innerhalb von 10 Minuten zeichnet jeder Mitarbeiter eine Mind Map.
Legen Sie unbedingt einen Zeitrahmen fest. Das Unbewusste wird diese Zeit optimal nutzen.
Zeichnen Sie eine große Master Mind Map.

Bearbeiten Sie anschließend die Vorschläge nach der Walt-Disney-Methode. Tun Sie im zweiten Schritt so, als könnten die Vorschläge realisiert werden. Gehen Sie davon aus, dass Ihnen alle Ressourcen zur Verfügung stehen.

Prüfen Sie erst im dritten Schritt, welche Vorschläge tatsächlich umgesetzt werden können. Häufig wird der Fehler gemacht, dass nach der kreativen Phase sofort bewertet und aussortiert wird. Damit bleiben viele Möglichkeiten ungedacht. Chancen werden vertan.

Sie vermeiden durch den Einsatz von Mind Maps das bekannte Problem, dass gute Ideen verworfen werden, weil die Standard-Methoden zur Strukturierung und Protokollierung einer natürlichen Gruppenkommunikation entgegenlaufen.

Virtuelles Meeting

Die Konferenz-Funktion des Software-Programms MindManager erlaubt es Ihnen, Meetings durchzuführen, bei den die Teilnehmer sich nicht am gleichen Ort befinden.

Legen Sie dazu den Termin fest und vergeben Sie einen Konferenznamen mit Passwort. Der Computer des Moderators wird als Kommunkationszentrum der Konferenz verwendet.

Wenn Sie die Konferenz starten, sehen alle Teilnehmer die erste Mind Map z.B. mit der Agenda. Die Mind Map kann von allen bearbeitet werden. Es können zusätzlich weitere Mind Maps geöffnet werden, die nicht zur allgemeinen Bearbeitung freigegeben werden.

Mind Map® und Mind Mapping® sind eingetragene Warenzeichen.

Auszug aus Bodein, Angelika: Mind Mapping - Nutzen Sie Ihr Gehirn!

Erstveröffentlichung in: projektmagazin 9/2001 (http://www.projektmagazin.de)